"Bester" Versandzeitpunkt für einen Newsletter finden

Wir haben den 2. April und draussen schneit es - und nicht nur hier in Romanshorn, sondern schweizweit. Kein Aprilscherz!

Gerade kommt ein Newsletter herein: "Wir feiern den Frühling mit unseren Frühlingsaktionen!". Im Schneidersitz hockt eine Dame lesend auf dem Rasen auf einer frühlingshaft grünen Kugel. "Mittlerweile ist der Frühling richtig zu spüren und wir feiern ihn mit frischen Rabatten, Wettbewerben und Gewinnspielen!" wird angepriesen. Nein, vom Frühling ist nicht viel zu spüren. Man ist froh, wenn die Sommerreifen noch nicht drauf und die Winterstiefel noch nicht eingemottet sind.

Die optimale Versandzeit für einen Newsletter zu finden, ist eine Wissenschaft für sich. War das früher noch einfach, als man zu Büro-Zeiten seine Inbox prüfte, ist das heute mit dem omnipräsenten Smartphone einiges vielschichtiger geworden.

Dazu kommt auch, dass es einen grossen Unterschied gibt zwischen dem Messen der Öffnungen und der effektiven Öffnungsrate. Durch das Unterdrücken der Bilderanzeige können Öffnungen schon länger nicht mehr sauber getrackt werden. Was immer noch recht gut messbar ist, sind die Klickrate der Links im Newsletter sowie die Konversionen.

Klar ist, dass sich in den ersten zwei, drei Stunden nach dem Versenden zeigen, ob der Versandzeitpunkt gut gewählt war. Je länger dass die Zeit verstreicht, desto geringer wird die Wahrscheinlichkeit, dass der Newsletter noch gelesen wird.

Mit folgenden Schritten und Fragestellungen kann der Versandzeitpunkt clever definiert werden.

1. Definition der Zielgruppe

Wer ist meine Zielgruppe, die ich im Newsletter adressiere?
Sind das Endkunden (B2C) oder Geschäftskunden (B2B)?
Wie gestaltet sich ein Tagesablauf meiner Zielgruppe, meiner Persona - wann ist sie online?

2. Analyse der vergangenen Aussendungen

Welche vergangenen Newsletters hatten welche Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten?
An welchen Tagen wurden die Newsletters versendet? Zu welchen Uhrzeiten?
Was hatten die "guten" Newsletters gemeinsam?

3. Definition des Zeitpunktes

Welche Muster lassen sich aus der Analyse ableiten?
Wann ist die Chance am grössten, dass die Zielgruppe den Newsletter öffnet, liest und klickt?
Gibt es weitere Faktoren, die den Versand beeinflussen? Z. B. Wetter oder Jahreszeiten?

Zum letzten Punkt gehört auch, dass entweder nicht stur am Redaktionsplan festgehalten werden muss oder dass alternativer Inhalt vorbereitet wird. Im Fall dieses Newsletters ist es nicht sinnvoll, den so bei diesem Wetter zu versenden. Entweder hätte man ihn ausfallen lassen können oder einen alternativen Betreff und Intro vorbereiten können.

Und nicht vergessen - nicht nur der Versandzeitpunkt ist wichtig, sondern auch der Inhalt:

Ein knackiger, interessanter Betreff ist der Hauptentscheid, ob der Newsletter überhaupt geöffnet wird
Content is King - Spannender und nutzenbringender Inhalt entscheidet, ob geklickt wird und ggf. der nächste Newsletter auch gelesen wird
Call-to-Action einsetzen, um Konversionen zu erreichen
Mail-Adressen aktiv sammeln (unter der Berücksichtigung der DGSVO-Richtlinien) - der Aufwand für 100 oder 1'000 versendete Newsletters ist gleich gross
Nicht nur A/B-Testing machen, sondern den Newsletter auf verschiedenen Clients und Devices testen
Ausarbeitung eines Redaktionsplan, der aufzeigt, wann welcher Inhalt an welche Zielgruppe über welche Kanäle verteilt wird